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La fórmula para calcular el Forecast del Revenue Management de los Hoteles (Parte 1: mecánica)

Forecast On the book Pick up Revenue Management

El otro día en el Hotel Silken Indautxu de Bilbao impartía el Curso de Revenue Management a 10 profesionales de La Rioja, Guipúzcoa y Vizcaya.

Curiosamente las tres personas de la izquierda trabajaban en hostels, las cuatro de enfrente en hoteles independientes y las tres de la derecha en cadenas hoteleras. Pero eso no era problema para que el Revenue fuera el mismo en unos y otros tipos de alojamiento (excepto que en los hostels la unidad de alojamiento es la cama, no la habitación, y las herramientas que utilizan las cadenas).

Y en un momento dado me llamó la atención que una de las  profesionales comento el efecto tiempo en la fórmula. Y en realidad la fórmula no está desarrollada en el curso como fórmula, aunque la aplicamos.

La fórmula es muy sencilla aunque detallaremos algunos matices.

DEFINICIONES

Empecemos por las definiciones de los conceptos que integran la fórmula.

Forecast – Previsión – Proyección consiste en cuantificar cual será la ocupación de un alojamiento en una fecha determinada. Por ejemplo en el Hotel Fantástico **** de 100habitaciones, el 1 de agosto estimamos que tendremos ocupadas 98 habitaciones, un 98%. Es el dato, la estimación que queremos hacer. (empezamos la casa por el tejado, je, je)

[en esta entrada del blog nos referiremos como Forecast al Forecast de ocupación exclusivamente, no al de ingresos que es una consecuencia de este]

Ocupación (OTB On The Book) de un momento determinado, en nuestro caso el viernes 5 de julio por la mañana la ocupación (OTB: On The Book) para el 1 de agosto es de 50 habitaciones. En algunos casos le llaman consolidado, reservas en firme, posición, …

Pick Up es la diferencia de ocupación (en habitaciones o Room Nights RNs) para una fecha (o periodo, como un mes completo) concreta, por ejemplo el 1 de agosto, entre dos fechas anteriores.

Por ejemplo si el viernes 5 de julio por la mañana la ocupación (OTB On The Book) para el 1 de agosto era de 50 habitaciones y cuando volvemos a trabajar el lunes 8 de julio es de 56 habitaciones, el Pick Up de esos 3 días ha sido de 56 – 50 = 6 habitaciones, 2 habitaciones de media de pick up al día.

Tiempo T es el número de días (semanas, …, tiempo) que faltan desde el momento en que haces Revenue hasta el día que estás trabajando el Forecast. En el ejemplo anterior si hoy es lunes 8 de julio y calculas el Forecast del 1 de agosto, estamos hablando de 24 días.

FORECAST POR EL PICK UP ACTUAL (RECIENTE)

A veces se hace el Revenue todos los días, aunque el dato del Pick Up de la semana anterior (un periodo más largo)da una dato medio más consistente, sin tantas puntas, distorsiones.

Por tanto la fórmula sería:

Forecast = OTB + (Pick Up x T)

Forecast (1 agosto) = OTB (5 julio, 50RNs) + Pick Up diario (2 habitaciones) x T (número de días, 24 días)

Forecast = 50 + 2  x  24 = 98

Por tanto esta fórmula o función nos dice que la ocupación que podemos tener depende de

  • La ocupación que tenemos ahora mismo para esa fecha.
  • El número de días que faltan hasta esa fecha.
  • El ritmo de entrada de reservas, Pick Up.

Con un matiz importante, el ritmo de entrada de reservas (Pick Up) no es lineal. Estos últimos tiempos las reservas son cada vez más de última hora por lo que la curva de la antelación de la demanda es una curva, incluso diferente para cada segmento de clientes (vacacional, empresas, grupos, ..).

En el caso de los británicos tienen la costumbre de hacer sus reservas vacacionales a lo largo del mes de enero (y también febrero), que son los meses de mayores  Pick Ups del año para nuestros hoteles de Canarias, Baleares y el Mediterráneo.

Por tanto a ese Forecast que hemos calculado tendremos que hacer ajustes en función de los datos que tengamos de este año, de históricos, etc.

[Para hoteles independientes pequeños o en temporadas de baja demanda se puede hacer el Pick Up, y el Revenue, una vez por semana)

En este caso estamos haciendo el Forecast con los datos recientes, los de este año.

Otra opción sería hacerlo con los datos del año anterior.

FORECAST POR EL PICK UP DEL AÑO ANTERIOR

Ahora lo que haremos es suponer que este año vamos a tener el mismo Pick Up del año anterior, y luego hacemos los ajustes que consideremos.

Aquí la mecánica de trabajo que utilizamos es comparar el día de este año que estamos trabajando, el JUEVES 1 de agosto, con el JUEVES equivalente de hace un año: el JUEVES 2 de agosto.

También trabajamos el SPIT (Same Point In Time o STLY Same Time Last Year) es decir, si hoy es LUNES 8 de julio hacemos un salto al LUNES 9 de julio

OTB (lunes 9 julio) para el  2 de agosto del año pasado era de 40 habitaciones

El jueves 2 de agosto del año pasado cerramos con una ocupación de 85 habitaciones, por tanto tuvimos un Pick Up de 85 – 40 = 45 habitaciones o Room Nights desde el momento equivalente del año anterior hasta el cierre de la fecha equivalente a la que estamos trabajando.

Si este año tuviéramos ese mismo Pick Up de 45, cuando ahora tenemos un OTB de 40 la formula sería:

Forecast = OTB + Pick Up (año anterior LY)

Forecast (1 agosto) = OTB (5 julio) + Pick Up año anterior

Forecast = 50 + 45 = 95

Y luego hacemos los ajustes necesarios.

SPIT (SAME POINT IN TIME O STLY SAME TIME LAST YEAR)

El SPIT lo que pretende es  ponerse en la misma situación temporal pero un año antes. Normalmente trabajas fechas comparando el día de la semana comparando con el mismo día de la semana de un año antes. Esto es porqué en gran parte de los hoteles el comportamiento de los clientes suele ser más similar el mismo día de la semana (viernes – viernes por ejemplo) que comparar el 3 de marzo con el 3 de marzo. Esto no suele ser así en hoteles vacacionales con estancias medias de 5-7-10 días, especialmente en islas o destinos alejados con transporte aéreo. En cambio en hoteles de ciudad suele coincidir que entre semana haya más clientes de empresa y en fin de semana más clientes de ocio.

Ocurre cuando hay fiestas (o eventos) móviles como la semana que el SPIT o la antelación hay que considerarla como X días antes del, por ejemplo, Viernes Santo.

En 2019 el Viernes Santo ha sido el 19 de abril, en 2020 será el 10 de abril.

Por tanto si el 1 de marzo de 2020 (41 días antes del Viernes Santo) estamos haciendo el Revenue de Semana Santa, deberíamos comparar con el Pick Up que hubo el año anterior 41 días antes del 19 de abril de 2019, es decir el  9 de marzo.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL FORECAST POR EL PICK UP ACTUAL/RECIENTE Y EL DEL AÑO ANTERIOR

El Forecast por el Pick Up actual/reciente tiene la ventaja de que es el ritmo actual de este año y la desventaja de que el Pick Up de 2 semanas antes de la fecha y el de 8 antes de la fecha suelen ser muy diferentes. Otra desventaja es que el ritmo de Pick Up, de entradas de reservas, de una semana a otra puede tener ritmos muy irregulares

FORECAST POR EL PICK UP DEL DÍA DE LA SEMANA

Para hoteles de ciudad, o con componente de clientes de empresa importante, tradicionalmente se ha hecho Revenue dividiendo la semana en fin de semana (noches del viernes y sábado) y días laborables (noches del domingo al jueves, incluidos).

Actualmente, con más información, sistemas y diferentes comportamientos de los clientes) se puede hacer el Forecast de cada día de la semana de cada mes en base a calcular las medias de antelación del Pick Up del día de la semana (en forma de tabla o curva) del año anterior. Ya que, dependiendo del hotel o de la ciudad, los clientes corporativos pueden viajar más los martes y miércoles que los lunes y jueves, y que los domingos. Por lo que las antelaciones de cada día son diferentes.

Esta es una variante de cómo calcular el Forecast de ocupación por el Pick Up del año anterior.

En esta entrada hemos visto la parte mecánica, las fórmulas.

En Forecast Ajustes, la Parte 2, comentaremos algunos de los ajustes que hay que hacer a esos resultados,

Nos vemos en una semana

Félix Zulaica

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