Cómo hacer el Presupuesto de tu hotel en 5 pasos

La semana pasada estuvimos en Santander impartiendo un Taller “Cómo hacer el Presupuesto de tu hotel en 5 pasos”.

Una de las cosas que más les interesaba era el asunto de los Costes, cómo separar los Costes Semi-variables (energía, limpieza de habitaciones, …) en su parte fija y su parte variable.

Que tampoco es tan complejo en el momento que eres consciente de que vas a hacer estimaciones, lo mejor trabajadas posibles.

Fue un taller de tres horas, justo de tiempo, pero que nos permitió validar el contenido del taller y mejorar la presentación que teníamos, completando con lo que habíamos echado en falta.

Y se nos ocurrió adaptarlo al formato ebook, de forma que os lo podáis descargar y utilizar para hacer el Presupuesto del hotel del año próximo, o mejorarlo si ya lo has hecho.

Además incorpora en las páginas finales un Workbook, un Cuaderno de Trabajo, que te puede servir para ordenar los datos.

Lo hemos puesto en venta en nuestra Tienda online para hoteleros, pero te lo puedes descargar gratis aquí, si estás leyendo esta entrada.

#0 Ten los datos del año anterior (o el que está terminando) a mano

Coge el cierre, o la estimación de cierre, el Forecast o Previsión y ten los datos a mano. Los vas a necesitar.

En este ebook, por simplificar, trabajamos exclusivamente los Ingresos por alojamiento, al resto de Ingresos aplicas los mismos criterios, no es muy diferente.

En este ejemplo en el blog tenemos un hotel de

100 habitaciones,

con 36.500 Room Nights disponibles,

una ocupación del 82,2%,

30.000 Room Nights vendidas,

un precio medio, ADR, de 60 euros,

1.800.000 euros (o dólares, lo que quieras) de producción, facturación, room revenue.

#1 Cómo calcular los Ingresos

Los Ingresos de un hotel por alojamiento son el resultado de dos variables: cantidad (room nights, pernoctaciones) por precio medio (ADR). Por ejemplo este año he facturado 30.000 Room Nights con un ADR de 60 euros.

Primero tienes que tener muy clara la estrategia de negocio.

Si quieres crecer un 5% (90.000 euros).

Puedes hacerlo en ADR exclusivamente (60€ -> 63€)

o exclusivamente en ocupación (30.000 RNs -> 31.500 RNs)

o una mixta de subir, por ejemplo, el ADR 2 euros y las Room Nights + 484 (1,3 puntos mas de ocupación hasta 81,3%.

Las tres opciones nos llevan a una facturación de 1.890.000 euros.

Esto debes hacerlo para todos los Segmentos de clientes que tengas en el hotel.

A partir del Calendario de Demanda haces una estimación mes a mes de cómo vas a crecer (o decrecer) en precio, ADR, y ocupación cada mes, y cada segmento, más o menos que la media.

Deduce los Costes de Distribución, las comisiones que se llevan las OTAs (booking, expedia, HRS, …), se puede hacer aquí o en Costes.

A nosotros nos gusta más deducir los Costes de Distribución en Ingresos para convertirlos en Ingresos Netos.

Haz una estimación del Coste medio de Distribución en % y decide, en tu estrategia, si vas a crecer en venta directa o distribuida, y cuanto.

#2 Cómo organizar los Costes

Hay Costes que son puramente Variables, es decir que los puedes asignar a una habitación vendida (amenities, limpieza de ropa de sabanas y toallas,…) , otros son Fijos (seguros, alquiler, nomina del equipo directivo) y otros son Semi-variables s(energía, podría ser limpieza de pisos, …).

Desglosa los Semi-variables en fijos y variables (en el ebook que puedes descargar lo detallamos).

Haz el listado de los 9 costes Variables más importantes y de los 9 Fijos más importantes. En el 10º lugar puedes agrupar todos los demás, que no deberían ser mas del 5% – 10% del importe total.

Estima los crecimientos (o ahorros) de Costes que vas a tener el año próximo, en % y en absoluto.

Ahora ya puedes calcular el Punto Muerto del negocio, es decir con que número de Room Nights cubres los gastos fijos.

#3 Monta el presupuesto del año y periodifica

Ahora ya puedes montar el cuadro de Ingresos y Costes-Gastos, lo que te dará el Margen.

Es el momento de hacer ajustes por meses, con las estimaciones de variaciones mes a mes que has calculado en Ingresos, tanto de Room Nights como de ADR.

Deduces los Costes de Distribución, para obtener los Ingresos Netos.

Al quitar los Gastos variables te dará el Margen de Contribución de cada mes.

Cuando restamos los Gastos Fijos, nos queda el Margen Neto.

Ya está!

#4 Cómo hacer las Previsiones o Forecast a lo largo del ejercicio

A lo largo del ejercicio podrás hacer Forecast o Previsiones de cómo vas a terminar el ejercicio.

Lo puedes hacer mensual o trimestralmente. En multinacionales y/o grandes cadenas suelen hacerlos en algunos casos semanalmente. Para un hotel independiente mediano o pequeño no tiene mucho sentido.

#5 Pon el Presupuesto en forma de Cuenta de Resultados anual

Una vez elaborado el presupuesto de ingresos y gastos o Costes, poner los datos anuales (o mensuales) en forma de Cuenta de Resultados sencilla y bien estructurada ayuda a entender el negocio.

#6 Workbook – Cuaderno de Trabajo

Con el Cuaderno de trabajo, Workbook, podrás seguir el proceso fácilmente. Tienes cuadros y esquemas que puedes imprimir, utilizar y/o guiarte por ellos.

#Los precios día a día. El Revenue Management

En los Presupuestos trabajas normalmente con los ADRs, los precios medios, mensuales. Pero para llegar a cumplir esos ADRs debes trabajar los precios día a día a través del Revenue Management, pero esto ya es otra historia.

Aquí tienes el enlace a nuestros cursos online y presenciales de Revenue Management.